Funções de Rececionista

É uma das funções de maior importância para o bom funcionamento do Hotel, dado que é este serviço que recebe os clientes e mantém contacto permanente com eles.

Esta secção é responsável pelas seguintes tarefas:

• Registo de entradas e saídas de clientes
  
• Receber, guardar e entregar aos clientes correspondência, ou objetos que lhes sejam destinados
  
• Anotar e informar os hóspedes das chamadas telefónicas e mensagens recebidas durante a ausência
  
• Cuidar da receção e entrega de bagagens
  
• Guardar as chaves das unidades de alojamento
  
• Facultar o livro de reclamações, quando solicitado
  
• Prestar um serviço de guarda de valores
  
• Prestar informação turística
  

O recepcionista de hotel é das primeiras impressões da unidade hoteleira. É a ele que um cliente contacta quando faz o check-in e é a ela que recorre para resolver uma questão. Como a primeira impressão é aquela que fica, o sorriso e a boa disposição são essenciais para este trabalho. No que diz respeito à experiência de estadia dos clientes, o recepcionista pode também ajudar a contribuir para transmitir uma boa imagem do hotel e dos seus serviços. Por essa razão, esta é das figuras mais importantes e essenciais numa unidade hoteleira no contacto directo com os seus clientes.

As funções de um recepcionista pode variar de unidade para unidade hoteleira, no entanto, existem algumas transversais.

É da competência de um recepcionista de hotel gerir todos os pedidos e sistemas de reserva, assim como acolher os clientes. Este acolhimento passa por aplicar técnicas de atendimento ao cliente, muitas vezes, de várias nacionalidades. É também esta a figura que auxilia os visitantes na descoberta de locais turísticos e serviços dos quais necessitam. Outra das suas funções é a gestão das reclamações e a resolução das mesmas no sentido de melhorar o nível de satisfação dos clientes e proporcionar oportunidades de melhoria à unidade hoteleira em que se insere.

Para além do contacto com o cliente, existe toda outra parte técnica nas funções de um recepcionista de hotel. Compreender o funcionamento dos materiais tecnológicos da recepção é fundamental para que todo o hotel funcione da melhor forma. Em adição, é também o recepcionista de hotel que faz o controlo, o armazenamento e a dispensa de materiais na recepção (como os comandos do ar condicionado, por exemplo).
Uma boa memória, uma boa capacidade de organização e de comunicação, bem como, ser multi-task são competências cruciais para este trabalho.
Para a compreensão de todas as funções, há que conhecer também as unidades hoteleiras. Muitos são os locais onde um recepcionista de hotel pode trabalhar. Os hostels, que estão cada vez mais na moda, em unidade de turismo rural e apartotéis, são alguns dos sítios nos quais podem exercer a sua actividade.
E é mesmo preciso ter formação?
Verdade seja dita, existem pessoas que conseguem trabalhar enquanto recepcionistas de hotel sem formação na área. No entanto, o mercado está a tornar-se muito mais competitivo do que há alguns anos atrás. Actualmente são muitos mais os profissionais qualificados que as empresas optam por contratar. A hotelaria não é diferente. Ter uma formação neste ramo é estar à frente de muitos candidatos que não a têm.
Em adição, ser recepcionista não é apenas "chegar, ver e vencer". Existem conhecimentos por trás que uma formação adequada pode dar. Trata-se de gerir pagamentos, falar inglês (no mínimo) e ter conhecimentos a nível de tecnologia. Ninguém nasce ensinado e existem entidades que não querem investir tempo e recursos a instruir de raiz com as competências básicas os seus novos colaboradores.